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Delegación de autoridad

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Si usted es propietario de una tienda en línea, probablemente tenga varios empleados subordinados. Al menos Este es un servicio de mensajería, gerente, vendedor. Como máximo - Todo un equipo, desde fotógrafos hasta gestores de contenido y un editor de blog. Como te va - ¿delegarles autoridad o hacer todo usted mismo, sin confiar en nadie? ¿Quiere saber qué hacen los gerentes competentes? Entonces lee nuestro artículo.

¿Por qué delegar autoridad?

  1. A lo más efectivo use el tiempo libre de las tareas rutinarias. El gerente siempre tiene algo que hacer, así que deje que sean tareas estratégicas y comerciales, y no cosas pequeñas.
  2. Para distribuir tareas y construir un sistema que funcione como un reloj: desde el momento en que el cliente llega por primera vez al sitio hasta la compra y entrega de los productos solicitados.
  3. A Motivar a los empleados a cumplir con sus obligaciones. De lo contrario, existe el riesgo de que se desborden: ¿por qué intentar si el jefe viene y hace todo el trabajo él mismo?
  4. A verifique de qué son capaces los trabajadores. Quizás alguien no cumpla con los deberes; entonces tiene sentido pensar en un reemplazo. Y alguien está sentado en el lugar equivocado: ¡imagine que un vendedor talentoso ha desaparecido en su servicio de mensajería!

¿O tal vez no necesita delegar? ¡Haré todo yo mismo!

Quizás puedas. Pero, ¿por qué necesitas una rutina extra? Si el jefe controla cada pequeña cosa en el trabajo de sus subordinados, trata de hacer todo por ellos, simplemente no tendrá tiempo para las funciones directas de un gerente: liderar, pensar, asociarse, elaborar estrategias de desarrollo. Tal líder corre el riesgo de revolcarse en su rutina diaria, habiendo perdido el bosque detrás de los árboles.

Pero ellos mismos no se las arreglarán, dices. Tratemos de disipar estos miedos.

De hecho, las principales razones por las cuales los gerentes, especialmente los representantes de la generación anterior, miedo a confiar el trabajo a otros, son los siguientes.

  1. Se cree que Un buen líder debe ser universal: y hable con el comprador y seleccione personalmente el producto, vaya al proveedor y publique las noticias en el sitio. Tal modelo ha quedado obsoleto desde hace mucho tiempo: cada uno debe hacer lo suyo.
  2. Muchos simplemente temen que los trabajadores contratados no podrán hacer frente a la tarea y les dolerá, causando daño a su amada creación. Existe, por supuesto, tal riesgo. Pero, en primer lugar, temen a los lobos: no vayas al bosque y, en segundo lugar, debes seleccionar cuidadosamente a los empleados contratados.
  3. El proceso de delegación de autoridad no es una tarea fácil. No puedes simplemente tomarlo y decir: "entonces, a partir de hoy comienzas a hacer esto y aquello". Una persona necesita ser entrenada, enseñada y luego monitoreada; todo esto requiere tiempo y esfuerzo. A continuación le diremos cómo hacerlo paso a paso.
  4. Miedo a quedarse sin trabajo. En opinión de muchos, liderar significa sentarse y gritar a los subordinados. Para las personas activas, un pasatiempo similar de muerte es similar. Ya hemos escrito eso los gerentes suelen resolver tareas estratégicas: hacer conexiones, pensar en el desarrollo, etc.
  5. Gran ruso tal vez, o, de una manera simple, "y ta-a-ak bajará" - Aquí podemos hacerlo sin comentarios.

¿Y si me las arreglo solo?

En la etapa inicial, una persona es suficiente - Es un mensajero, es un comprador, es un vendedor. Luego, con la expansión, se necesitan empleados de terceros. Y ahora, un gerente, un servicio de mensajería, un empleado por teléfono aparece en el personal y luego un vendedor, redactor, programador ... No podrá hacer frente físicamente a todas las tareas que realizan estos especialistas. Al mismo tiempo, sin ellos es imposible: Te quedarás notablemente por detrás de la competencia.

¿Qué autoridad puede delegar el propietario de una tienda en línea?

  1. Contabilidad Aquí es mejor buscar de inmediato, incluso en la etapa inicial, una persona inteligente y darle contabilidad y documentación para la subcontratación. Quizás esta parte del trabajo consume la mayor cantidad de tiempo, incluso si tiene una educación económica. Y pagar a las agencias cada vez es demasiado costoso. Necesitas una persona confiable y responsable, quién llevará a cabo este trabajo de manera continua.
  2. Publicidad y promoción. Esta es toda una capa de trabajo en la que participan anunciantes, gerentes de relaciones públicas, optimizadores de SEO y vendedores. La publicidad en Internet es un asunto responsable, sin un conocimiento especial se arriesga a gastar ineficientemente el presupuesto publicitario. Por lo tanto mejor pedirlo a especialistas - Puede buscarlos mediante reuniones o agencias de publicidad.
  3. Gerentes de Contenido, Redactores, Editoresentrada de blog ayudarlo a llenar la tienda en línea de contenido. Las nuevas posiciones aparecen constantemente, por lo que el contenido debe actualizarse. Es mejor encontrar un autor y trabajar con él constantemente, y él es estable y te sientes bien. Lo mismo vale para las fotos. - Ya escribimos cómo tomar fotos para una tienda en línea. Es mejor si están hechos por la misma persona.
  4. Programadores serán necesarios para aquellos que hicieron el sitio web de la tienda en línea por su cuenta. Quienes usaron la plataforma InSales no conocen este problema: el soporte técnico de InSales resuelve rápida y competente todos los problemas que surgen en el sitio.

Está claro que llevar a todas estas personas al estado es demasiado costoso: sin embargo, la crisis está en el patio. Te aconsejamos contratar freelancers y descárgate de las muchas tareas enumeradas anteriormente.

Cómo delegar correctamente la autoridad: instrucciones paso a paso

Entonces llegamos a lo más importante. Sugerimos usar este esquema.

Primer paso Prepárate para la delegación. ¿Cómo entender que ha llegado el momento de delegar autoridad? Todo es simple: Cuando comprenda que una tarea ha comenzado a tomarle demasiado tiempo, es hora de dársela a otra persona. Cuando comprenda que el salario que le pagará a este otro dará sus frutos gracias a su tiempo libre, es hora. Es hora

Pensar qué tareas necesita delegar e identificar a la persona que se ocupará de ellos. Puede ser un empleado a tiempo completo o un profesional independiente. Evalúa cuánto está listo para asumir estos poderes. Si un empleado trabaja con usted personalmente, significa que conoce aproximadamente su potencial. Si este es un extraño, mire su cartera, recomendaciones, pídale que complete una tarea de prueba.

Ahora el lado financiero. Calcule cuánto gastará en él y cuánto será apropiado. Si el trabajo debe hacerse una vez o de vez en cuando, siéntase libre de celebrar un contrato civil o un contrato. Si necesita un trabajador permanente - La tercerización será la mejor solución.

Paso dos Explicar al empleado la esencia de su trabajo. Bueno, si usted está familiarizado con esto: lo explicará con un ejemplo personal. Por ejemplo, si ha estado hablando con clientes por mucho tiempo por su cuenta, enséñele a su sucesor trucos, guiones y trucos que probablemente funcionen. Esté preparado para una afluencia de preguntas, especialmente al principio. No te enfades con un empleado: esto es normal.

Si estás lejos de esta área, tendrá que confiar en la experiencia del empleado. Dé por sentado que la primera vez que no encuentre al artista perfecto. Cierre esta página y avance más.

Sera util Enviar a un empleado a la capacitación. Esto es especialmente adecuado para gerentes, operadores de centros de llamadas y cualquier persona que trabaje directamente con los clientes.

Paso tres Dé un período de prueba durante el cual realice un seguimiento de cómo el empleado cumple con las credenciales aceptadas. Puedes realizar una tarea teórica de prueba o enviar inmediatamente a un principiante al campo de batalla: déjalo estudiar. Como muestra la práctica, tanto el uno como el otro método están dando sus frutos. Le recomendamos que observe cuidadosamente la naturaleza del empleado y determine qué está más cerca de él.

Describir las tareas de los empleados. que debe cumplir. Puede utilizar las buenas tablas o programas de Google creados específicamente para el trabajo en equipo: trello.com, slack.com y otros. Estos servicios también funcionan como aplicaciones en un teléfono inteligente, Lo cual es muy conveniente.

Paso cuatro Asegúrese de monitorear el trabajo del empleado. Desafortunadamente, muchos jefes descuidan este elemento, y un novato con ojos aturdidos, que se enfrenta a una serie de nuevas preguntas y tareas, se ve obligado a buscar ayuda de sus colegas. ¡No hagas eso! Ninguna teoría puede compararse con el trabajo de campo: la práctica. Por lo tanto, establezca el día u hora durante el cual recibe comentarios del empleado. Esto se puede hacer tanto personal como remotamente. Pregúntale:

  • está todo claro
  • cuales son las dificultades
  • cómo ve la solución al problema
  • ¿Cómo aconsejas resolver el problema?
  • qué ideas puede ofrecer para optimizar el trabajo.

Resumir juntos y delinear las siguientes tareas.

Paso cinco Es hora de evaluar qué tan bien el empleado hizo frente a los poderes conferidos a él. Para esto es necesario desarrollar Criterios de evaluación claros: simplemente me gusta no me gusta aquí no funciona.

Los criterios pueden ser los siguientes:

  • beneficio que aporta a la empresa: la cantidad de dinero, ofertas rentables, nuevos clientes, transacciones completadas,
  • Resultados reales de los empleados. Si evalúa el trabajo de un gerente, asegúrese de que el número de devoluciones de productos y quejas de los clientes no haya aumentado. Si es un redactor o un seoshnik, averigüe cuántas personas se han registrado recientemente y cuánto tráfico ha aumentado. Si es un contador, ¿el débito converge con el préstamo y si hay algún reclamo contra usted con el impuesto,
  • relevancia para los objetivos. Si resulta como en la canción: "Quería hacer una plancha, el elefante resultó de repente", significa que algo salió mal,
  • calidad de trabajo - Evalúate a ti mismo, o sugiere que los expertos lo evalúen. Por ejemplo, pueden ser textos o fotos: muéstreselos a un amigo autor o fotógrafo,
  • entrenamiento de empleados: ¿Captura información rápidamente, es capaz de análisis y pensamiento crítico,
  • independencia: si la persona hizo el trabajo él mismo o si te consultó cada segundo. Esto ayudará a comprender si está listo para asumir la responsabilidad en el futuro o si preferirá jugar de manera segura,
  • Capacidad para trabajar en equipo. Si una persona se une fácilmente a las filas de los empleados, en el futuro resolverá el problema con la ayuda de una mente colectiva y no lo detendrá en cada pequeña cosa. Y la importancia de un buen clima psicológico aún no se ha cancelado,
  • creatividad Qué brillantes e inusuales son las ideas de los empleados, cuánto le permitirán alinearse con sus competidores y hacerse más vocal.

¿Y si el empleado no tuvo éxito?

Bueno, nadie está a salvo de esto. Es mejor rechazar los servicios de un empleado de inmediato, que soportar un trabajo ineficiente durante mucho tiempo. Simplemente no diga: "¡Sabía que nada saldría de eso!" y no empieces a hacer todo tú mismo. Lucha y busca, encuentra y no te rindas, - Así lo dijo el héroe de la novela "Dos capitanes". ¿Eres peor? El capitán de su propio negocio debe aceptar firmemente los fracasos y buscar más empleados dignos.

Y de postre: las reglas de delegación de Brian Tracy

El orador estadounidense, especialista en la psicología del éxito y el rendimiento empresarial, ha desarrollado varias reglas de oro para la delegación de autoridad.

  1. Dar tareas sobre capacidades humanas. Si tiene un especialista altamente calificado frente a usted, dele una tarea difícil, si el intérprete es de un nivel promedio, no cargue especialmente. ¡Por el sombrero de Senka!
  2. Delegar autoridad gradualmente No cargue a una persona a la vez con todas las tareas que tiene que realizar.
  3. Establecer la responsabilidad del empleado para completar una tarea. Puede que no sea el caso que el recién llegado realizó la tarea, pero alguien más es responsable de esto. Este enfoque motiva y vigoriza, agrega confianza en sí mismo. Después de todo, si no yo, ¿quién?
  4. Decir claramente qué resultado quieres obtener. Asegúrese de ser escuchado y entendido.
  5. Discutan juntos. No se esconda de los empleados, discuta el trabajo en conjunto: este es un paso necesario para delegar autoridad.
  6. Al mismo tiempo, no te excedas, no requieren informes constantes, suelta las riendas. Deje que la persona se sienta responsable de la tarea. Si algo no está claro, lo hará, no irá a ninguna parte.

Por supuesto, todo es muy individual y nadie le dará recomendaciones universales. Sucede que un empleado no hará frente a un período de prueba, y luego mostrará sus habilidades al máximo, y viceversa. Escucha tu propia intuición Mire el comportamiento de una persona en un equipo y saque sus propias conclusiones. Buena suerte delegando!

Fundamentos de delegación

Delegación de autoridad en una organización se puede dividir en 4 etapas principales:

  • Determinamos lo que necesitamos delegar.
  • Seleccionamos al empleado a quien se delegará esta tarea.
  • Le explicamos la esencia de la tarea, los objetivos necesarios, el tiempo asignado.
  • Controlamos la ejecución de la tarea.

Prestaremos atención más detallada a cada uno de los pasos indicados.

El primer paso es qué delegar

Desde mi propia experiencia, puedo decir que el área de responsabilidad de un líder debe incluir las siguientes tareas:

  • Declaración de tareas.
  • Tomar decisiones importantes para la empresa.
  • Motivación, estimulación de los principales empleados de la empresa.
  • Seguimiento de resultados de la empresa.

En la agencia, ahora no estamos transfiriendo todos los procesos a disposición de los empleados. Todavía sigo resolviendo algunos problemas. En parte, simplemente no hay nadie a quien dárselos, y en parte, todavía no es particularmente necesario. Sigo ocupándome de asuntos de publicidad, mercadotecnia, financiamiento y relaciones públicas, atrayendo solo especialistas de terceros y la compañía si es necesario.

Me esfuerzo por transferir todas las demás tareas a otros para tener tiempo suficiente para problemas más responsables. Entre las tareas que Recomiendo delegar:

  • Trabajo preparatorio.
  • "Rutina" diaria: conversaciones telefónicas, cartas de coordinación, etc.
  • Cuestiones de presupuesto, planificación y financiación: estos materiales deben estar sobre la mesa del gerente con conclusiones y sugerencias concretas.
  • Tareas especializadas: cuando los empleados pueden hacer frente a esta tarea mejor que el líder. Por ejemplo, crear un diseño, sitio web, campaña publicitaria, etc.

La segunda etapa: a quién delegar las tareas seleccionadas

La elección de un empleado para la delegación de tareas se basa en algunos parámetros:

  • Personalidad ¿Cómo reaccionará una persona a las nuevas tareas, tendrá suficiente trabajo duro, hay un deseo de crecimiento profesional?
  • El grado de carga de trabajo en el trabajo. ¿Habrá tiempo suficiente para que el empleado haga frente a la tarea?
  • Experiencia y habilidades profesionales. ¿Tiene experiencia en la solución de estos problemas, tiene los conocimientos y habilidades necesarios?
  • Capacidad para hacer frente a la tarea.

En mi opinión, es necesario probar las habilidades de sus empleados. Es mejor pasar tiempo explicando el problema a la persona y las preguntas que han surgido, realizar una pequeña tarea de prueba y luego asegurarse de que esté orientado en este asunto, cuánto le interesa la tarea. Después de pasar este tiempo, estará seguro de si él hará frente a tal tarea. Al delegar tareas, debe tratar de determinar el empleado que podrá lograr el objetivo mejor que otros.

Es mejor no cargar al empleado adicionalmente si ya está trabajando en alguna tarea urgente o importante. En este caso, simplemente no tendrá tiempo para hacer frente o hará la tarea apresuradamente, mal. Si el pedido es muy urgente, no permite demoras, no es necesario que confíe en él a un nuevo empleado del equipo, porque aún no puede estar bien versado en las tareas.

La tercera etapa. Cómo establecer una tarea para delegación

El objetivo de delegar una tarea no es simplemente el deseo de cargar a un empleado con una determinada tarea abstracta solo por el hecho de estar ocupado con al menos algunos negocios. Debe comprender qué valor y beneficio proporcionará una solución a este problema. Es necesario explicar claramente al empleado su tarea, formular el resultado final a la salida, criterios de evaluación, etc. También es necesario informar sobre el momento y los hitos de la tarea, marcando el resultado deseado en cada uno de estos puntos.

Es importante que el empleado comprenda los poderes y recursos que tendrá para lograr el objetivo, y también debe ser informado de las formas obviamente ineficaces de resolver la tarea. En mi experiencia, la opción más efectiva es elaborar un plan directamente con el empleado, que refleje el objetivo, el resultado esperado y la secuencia de acciones. En el proceso de preparación del plan, debe preguntarle al empleado mismo qué etapas de la tarea se ve a sí mismo, qué dificultades puede encontrar, qué preguntas le gustaría aclarar.

La cuarta etapa: cómo controlar la ejecución de la tarea

Después del proceso de delegación de autoridad, el gerente debe estar preparado para responder muchas preguntas de los empleados, especialmente en la etapa inicial. Es imperativo responder las preguntas que han surgido y encontrar la oportunidad de controlar las actividades del empleado. La iniciativa debe venir del lado del propio líder, que debe estar interesado en el progreso de los asuntos, ya sea que todo esté claro para el empleado.Después de todo, no todos los empleados se atreven a hacer cualquier pregunta que surja a la cabeza, pero puede llegar a ser un obstáculo en el camino hacia el resultado deseado. La discusión de los resultados también es importante. Gracias a esta "retroalimentación" bien establecida en las primeras etapas de la tarea, será más fácil para el empleado evitar posibles errores en las siguientes etapas, cuando será más difícil, más largo y más costoso solucionar el problema.

Delegación de autoridad: ¿qué es?

Desde el punto de vista de la teoría clásica de la administración, la delegación de autoridad es un proceso en el cual las funciones y los poderes que tiene un superior, o parte de él, se transfieren de una forma u otra a un empleado subordinado. Al mismo tiempo, el empleado también tiene una cierta responsabilidad por la implementación de las tareas que se le asignaron, sin embargo, el jefe es totalmente compartido por el jefe. Pero antes de considerar ciertos principios de la transferencia de poderes, es necesario familiarizarse directamente con el significado de este término.

Por lo tanto, bajo autoridad significa que el empleado tiene ciertos derechos para disponer de los recursos del empleador. Los poderes de los empleados y gerentes deben fijarse en los documentos regulatorios internos de la organización: regulaciones locales y regulaciones laborales internas. Al mismo tiempo, los principios de su delegación se pueden fijar en esta documentación.

  • Lineal. Estos poderes incluyen aquellas tareas y objetivos que se transfieren directamente de la alta gerencia en la escala jerárquica a los ejecutores finales en el marco del proceso de trabajo. La autoridad lineal le permite organizar eficazmente el flujo de trabajo en su conjunto, sin embargo, en el caso de un gran personal, la implementación de todas las tareas solo dentro del tipo de autoridad especificado se puede ralentizar en gran medida, lo que afectará el rendimiento general de la actividad económica de la empresa.
  • Cuartel general. Bajo los poderes de la sede se entiende los derechos y obligaciones específicos impuestos a las unidades estructurales individuales fuera del marco de la jerarquía lineal general. En consecuencia, los poderes del personal le permiten resolver rápidamente problemas importantes dentro del marco de cualquier competencia individual. Por lo tanto, el departamento de personal es responsable de la dotación de personal para resolver los problemas de personal, lo que libera al empleador de la necesidad de tener especialistas de personal separados en todas las divisiones estructurales y garantiza directamente la implementación de las decisiones de personal por todas las demás divisiones a través de una sola estructura.

Las principales metas y objetivos de la delegación de autoridad.

En cualquier organización, la delegación de autoridad permite resolver varios problemas a la vez y es un proceso complejo, cuyo uso es necesario en la gestión moderna del personal. Por lo tanto, le permite resolver las siguientes tareas principales de una entidad comercial o el jefe de una unidad estructural:

  • Libere tiempo para que el líder resuelva tareas estratégicas más importantes o directamente problemas de gestión en lugar de hacer un trabajo estándar.
  • Asegurar el desarrollo de empleados efectivos, brindándoles la oportunidad de demostrar sus habilidades y dar perspectivas de crecimiento profesional, al tiempo que aumenta las habilidades y la motivación.
  • El aumento de la eficiencia laboral general de una sola unidad estructural y de la organización en su conjunto debido a la distribución exacta de las responsabilidades.

Cómo se lleva a cabo la delegación de autoridad

El proceso de delegación de autoridad y su implementación práctica pueden diferir seriamente dependiendo del tamaño de la entidad comercial, su alcance de actividad y muchos otros matices. Sin embargo, independientemente de los factores anteriores, en sus principios generales, este procedimiento es el siguiente:

  1. Definición de la tarea. El líder considera las tareas frente a él y las estructura de tal manera que transfiera algunas de ellas a sus subordinados.
  2. Transferencia del pedido al contratista. Una vez definida una tarea específica, la cabeza se la pasa al intérprete. Además, para completar el procedimiento antes mencionado, debe dar una orden escrita u oral.
  3. Otorgando poderes al intérprete para resolver la tarea. Al empleado se le debe delegar toda la autoridad necesaria para llevar a cabo la tarea de acuerdo con la normativa laboral.

Principios de delegación de autoridad

El proceso de delegación de autoridad debe basarse en la observancia obligatoria de ciertos principios específicos. Tanto los empleadores como los empleados comunes deben saber sobre ellos. Los principios de delegación de autoridad en una organización incluyen:

  • Principio de unidad de mando. Este es uno de los principios básicos que debe cumplir el proceso de delegación de autoridad. Implica que cada empleado debe tener un solo supervisor inmediato. Es decir, las tareas pueden ser delegadas a un empleado solo por la persona que es su jefe, y no por los jefes de otros departamentos en el sistema de subordinación horizontal o vertical de la empresa.
  • Principio de responsabilidad incondicional.. Aunque, como parte de la delegación de autoridad, la responsabilidad de resolver una tarea se transfiere al empleado, su gerente también es totalmente responsable de su cumplimiento, tanto por el hecho de que esta tarea se le asignó originalmente como por el hecho de que el gerente acepta decisión de delegación de autoridad.
  • Principio de resultados esperados. Al delegar la autoridad, el gerente siempre debe comprender qué tipo de resultado y en qué plazo desea recibir del empleado al que se le ha delegado cierta autoridad.
  • Principio de nivel de autoridad. Cada empleado está obligado a ser consciente de su autoridad y no transferirlos nuevamente a la alta gerencia, excepto en extrema necesidad y la imposibilidad total de implementar las tareas.
  • Principio de definición. Cada participante en el sistema de delegación de autoridad debe conocer el rango completo de su autoridad y los derechos y obligaciones de otros empleados en contacto con él.
  • Principio de correlación de responsabilidad.. La responsabilidad transferida en el marco de la autoridad debe corresponder a su volumen. Es decir, el empleado debe ser responsable solo dentro del marco de su autoridad y no en principio por la solución completa del problema.

Matices y características separadas de la delegación de autoridad y responsabilidad

Al delegar autoridad, el gerente debe tener en cuenta varias características de este proceso. Entonces, antes que nada, debe comprender qué poderes y tipos de tareas se recomienda delegar a los subordinados:

  • Tareas rutinarias. Estos incluyen el cumplimiento de las responsabilidades diarias básicas como parte del flujo de trabajo.
  • Preguntas importantes También se pueden delegar varios problemas que quedan fuera del marco general de las tareas laborales estándar pero que no son de gran importancia.
  • Trabajo preparatorio y de servicio. Si alguna actividad requiere capacitación adicional, entonces esta capacitación también puede ser apropiada para transferir subordinados.
  • Trabajo especializado. No siempre el jefe posee todas las habilidades profesionales necesarias que tienen sus subordinados, por lo que el trabajo especializado debe delegarse sin falta, especialmente en ausencia de experiencia en su implementación.

Además de las tareas recomendadas para la delegación, también hay una lista de problemas que el propio jefe debe resolver, sin entregarlos a sus subordinados:

  • Definición de objetivos estratégicos. Ya sea que se trate de la gestión de una empresa o de una unidad estructural separada, es el jefe particular de esta estructura el que determina los principales objetivos y tareas que el equipo resolverá. Y transferirlos a subordinados es inaceptable.
  • Manejo subordinado. La tarea principal del jefe es la gestión del personal subordinado. ¿Cuál es el punto de un líder que se deshace de esta responsabilidad transfiriéndola a otros empleados?
  • Tareas arriesgadas. Si ciertas tareas implican riesgos significativos, el líder debe tomar su decisión sobre sí mismo o, como mínimo, ser el curador permanente del problema.
  • Trabajo no estándar. Si los empleados no tienen experiencia en la resolución de tareas particulares, el gerente no debe transferirles estas tareas sin su participación personal. Sin embargo, si el gerente mismo tiene experiencia en resolver estos problemas y conoce los mecanismos para resolverlos, deben delegarse para mejorar las calificaciones de los subordinados.
  • Tareas confidenciales. Algunas cuestiones relacionadas con la protección de secretos comerciales, bancarios u otros, simplemente no se pueden delegar a los empleados por razones de seguridad.

También debe comprender que no todas las tareas se pueden delegar a empleados específicos. Entonces, el líder debe determinar independientemente qué tarea debe asignarse a un empleado específico. Al determinar el contratista a quien se le otorgará la autoridad, se debe prestar atención a los siguientes matices:

  • El empleado debe poder completar la tarea. El establecimiento de tareas obviamente imposibles no motivará al empleado a realizarlo y la pregunta planteada no se resolverá en principio en principio.
  • La tarea no debe causar el rechazo del empleado. Delegar tareas desagradables a un empleado es una mala práctica. Tomar decisiones sobre el despido de empleados o incluso simplemente enviar notificaciones de reducciones de personal, o la presencia de desacuerdos fundamentales en la implementación de tareas, las razones por las que no debe delegar el trabajo.

¿Qué es delegación y qué significa delegación?

Delegación - este es el proceso de transferir parte de las funciones del gerente a los empleados de la organización, para lograr sus objetivos específicos. En esencia, esta es la declaración del problema y el poder para resolverlo. La principal manifestación de la delegación de autoridad por parte del jefe será la descripción del puesto.

La delegación de autoridad es necesaria en primer lugar para eliminar la mayoría de las tareas del jefe, dejando solo las más importantes. Al mismo tiempo, debe comprender que en una empresa pequeña, un líder puede realizar la mayoría de las tareas de los empleados por su cuenta. Pero en una gran empresa que produce y vende sus productos, es simplemente imposible hacer frente solo.

Ejemplo de delegación de autoridad:

El trabajo del comité de crédito en los bancos. Este organismo analiza toda la información recopilada por el prestatario, evalúa los riesgos y toma una decisión independiente.

Es decir, el liderazgo de la organización de crédito tomó una decisión administrativa y creó un documento, una política crediticia, en la que delegó la mayoría de sus poderes a varios gerentes y empleados de las áreas. Y el comité de crédito, como organismo independiente, recibió el derecho de ejercer sus funciones: análisis y toma de decisiones sobre la concesión de un préstamo.

De hecho, la delegación se establece el objetivo principal: crear una situación en la que cada empleado realice una tarea específica para lograr un objetivo específico. Al mismo tiempo, cada objetivo de un empleado de cualquier nivel está dirigido a lograr planes más globales para el trabajo de la organización, que están determinados por la gerencia.

Objetivos de delegación

La delegación tiene tres objetivos principales:

  • Reduce la carga sobre los gerentes
  • Aumentar la eficiencia de todos los enlaces,
  • Aumentar el interés de los empleados.

Cada uno de estos objetivos a su manera afecta el trabajo de la empresa. El enlace de gestión descargado puede cumplir más fácilmente con sus funciones básicas y más creativas: análisis de toda la información recibida y en función de establecer objetivos y encontrar formas de alcanzarlos. Cuantas menos tareas secundarias realice un líder, más fácil será para él mirar desde un lado.

Una de las principales reglas de gestión es que el gerente no debe participar en la producción. Si hace esto, entonces se transforma de un director en un trabajador ordinario. Esta regla siempre será cierta, y es por eso que existe tal división en los aparatos de gobierno y trabajo.

La delegación de autoridad mejora el rendimiento de todos los enlaces. Por lo tanto, el gerente de nivel medio, transfiriendo parte de su autoridad, aumenta la importancia del trabajo de los niveles inferiores de la empresa, lo que aumenta su empleo y, en consecuencia, la eficiencia.

El interés del empleado aumenta cuando se le otorgan poderes adicionales para resolver ciertos problemas. Esto introduce un tipo de enfoque creativo, gracias al cual incluso los empleados de nivel inferior no pueden realizar tareas rutinarias, pero sienten que son parte de algo más grande. Esto da una sensación de importancia personal, aumentando la motivación de los empleados.

Cómo delegar correctamente la autoridad - 6 principios

La delegación de autoridad, como todo en la gestión, también tiene sus principios básicos. Su observancia ayudará a distribuir los poderes de manera competente y, por lo tanto, aumentará la eficiencia de la empresa en un 30-40%.

Estos principios son:

  1. Principio de unidad de mando. El principio básico, lo que significa que cada empleado debe tener un solo jefe inmediato, a quien informa. Es decir directamente, el gerente no puede dar órdenes a los empleados de nivel inferior; lo hace estableciendo metas para los gerentes intermedios.
  2. Principio de limitación. A cada gerente se le debe asignar claramente un cierto número de empleados. Y en esta posición, solo puede manejarlos.
  3. El principio de derechos y obligaciones.. Un principio muy importante, que dice que no puede delegar más autoridad a un empleado de lo que está escrito en sus responsabilidades laborales.
  4. Principio de responsabilidad. La delegación de autoridad no exime al gerente.
  5. Principio de transferencia de responsabilidad. Si se delega la autoridad, el gerente debe saber que las tareas se completarán.
  6. Principio de reporte. En caso de cualquier cambio o desviación del desempeño de las tareas, se debe compilar la presentación de informes al gerente.

Si no viola todos estos principios, puede evitar varios retrasos en la empresa.

Tipos de autoridad y centralización de la gestión.

Para comprender completamente la esencia de la delegación, debe comprender los tipos de autoridad y centralización de la gestión. Estos son los principales aspectos teóricos de la empresa que deben tenerse en cuenta al desarrollar descripciones de trabajo para altos directivos y gerentes intermedios.

Credenciales - El derecho a utilizar los recursos de la organización para alcanzar sus objetivos. Se dividen en lineal y personal.

Potencias de línea - jerarquía de sumisión. Esos poderes que se transfieren del jefe al subordinado, y de él a otro subordinado, y así sucesivamente al ejecutor inmediato.

Credenciales de la sede - asesores fuera del sistema. Este es un aparato que le permite asesorar, controlar e influir en el funcionamiento del aparato lineal.

Dependiendo del alcance de la autoridad, se distinguen dos tipos de gestión: centralizada y descentralizada. Su principal diferencia en el lugar de la toma de decisiones. En un tipo de control centralizado, el aparato de gobierno toma la mayoría de las decisiones, incluso aquellas relacionadas con el trabajo de los niveles más altos. Como ejemplo, un gerente determina cómo cada vendedor necesita trabajar con un cliente.

Un tipo descentralizado de gestión permite a los empleados ser más creativos para resolver un problema. Solo tienen el objetivo principal que el líder les ha establecido y las posibles formas de lograrlo. Todo lo demás lo deciden por su cuenta. En este tipo de gestión, la mayoría de las decisiones se toman directamente en el lugar de trabajo.

El primer método es más adecuado para profesiones que no requieren un enfoque creativo, y el segundo viceversa. No existe un tipo de control puro centralizado y descentralizado. Todas las decisiones no se pueden tomar ni en el manual ni en el lugar de trabajo.

Delegación de autoridad a subordinados: 5 reglas básicas

Para delegar la autoridad de manera competente, no solo debe seguir los principios, sino también recordar las reglas básicas de la delegación.

Cinco reglas para la transferencia de autoridad, que identificaron gerentes autorizados a lo largo de los años de trabajo:

  1. No concentre el poder en un solo lugar. Cuantas más decisiones se tomen en el lugar de trabajo, mejores serán las actividades de la empresa.
  2. La delegación de autoridad es solo para el bien de la empresa,
  3. Es necesario considerar el empleo del empleado. Un trabajador ocupado no podrá hacer frente a la carga adicional de transferirle otra parte de los poderes del jefe
  4. Los planes deben hacerse inicialmente, con la expectativa de que el delegado pueda cometer un error,
  5. La responsabilidad del desempeño de su trabajo por parte del delegado siempre recae en el líder.

La primera y la última regla son las más básicas. El poder concentrado en una mano puede llevar al hecho de que una decisión equivocada de una persona que no puede ser ayudada desde un lado puede destruir completamente la organización.

Ответственность за исполнение поручения лежит в большей степени на том, кто его поручил. Sin embargo, el gerente principal principal está obligado a asumir la responsabilidad si el jefe del departamento y sus subordinados han fallado en la tarea, ya que esto es completamente su culpa.

Lo que no debe confiar en subordinados

Pero no olvide que los subordinados no deben resolver algunas tareas del líder. Básicamente, estos son sus deberes directos en la empresa.

No confíes en los subordinados:

  • Establecer objetivos para la organización
  • Tomar decisiones que pueden cambiar la política de la organización,
  • Monitorear los resultados de la referencia
  • Tareas de particular importancia y asociadas con alto riesgo,
  • Tareas urgentes que no dejan tiempo para volver a verificar,
  • Delegación de autoridad.

Al mismo tiempo, vale la pena entender que la toma de decisiones en el marco de una dirección específica en una empresa como "A quién comprar el equipo", el departamento de suministros puede decidir. Pero la responsabilidad del desarrollo de la empresa, la necesidad de nuevos equipos y la idoneidad de su compra recae en el gerente.

Por ejemplo, sobre los bancos, esto también es adecuado. Después de todo, el comité de crédito toma una decisión sobre la concesión de un préstamo, pero no puede decidir sobre un cambio en la política crediticia del banco. Lo mismo se aplica al monitoreo de los resultados de una referencia. Para controlar el trabajo de un empleado, el desempeño de sus tareas, está obligado a su supervisor inmediato, el jefe del departamento.

Al mismo tiempo, el trabajo del departamento en sí, que proporciona la solución de ciertos problemas, debe ser controlado por el jefe de esta dirección o el propio director general. De hecho, monitorear el logro del objetivo de toda la dirección es una de las principales tareas del líder.

En cuanto a tareas de especial importancia y asociadas a alto riesgo. Se recomienda que los gerentes completen estas tareas por su cuenta, o que las deleguen solo a empleados con amplia experiencia. Al realizar tareas de especial importancia, el empleado puede afectar el trabajo de la empresa, tanto aquí como ahora, y a la larga. Es por eso que las negociaciones sobre cooperación, cambios en las políticas y otras decisiones, el líder toma e implementa de forma independiente.

Algunas palabras sobre el análisis de las actividades de producción. Debe realizarlo el departamento analítico, si lo hay. De lo contrario, los gerentes de dirección deben analizar, procesar y sacar conclusiones de toda la información de la empresa. Deben proporcionar toda la información al líder, quien, en base a esto, toma una decisión administrativa.

Con base en esta lista, podemos concluir que las tareas principales del propio líder no están sujetas a delegación. De hecho, en su competencia: el desarrollo de la empresa mediante el establecimiento y el logro de objetivos.

Y el resto también entra en esta tarea:

  • Delegación de autoridad
  • Creando un ambiente de trabajo
  • Monitorear las actividades de los trabajadores.
  • Análisis de la información recibida.

Es por eso que la expresión convencional "Con una buena organización, una persona siempre es superflua" es solo parcialmente cierta. Por supuesto, el líder puede y debe delegar sus poderes, de acuerdo con las reglas y principios, pero al mismo tiempo, una carga considerable de responsabilidad para el desarrollo de la empresa en su conjunto permanece sobre sus hombros. Y el gerente no puede transferir la mayoría de sus deberes.

Desafíos clave en el proceso de delegación

Delegación de autoridad la empresa suele ir acompañada de ciertas barreras psicológicas o ignorancia de cómo y a quién es necesario confiar un determinado trabajo. Los obstáculos a la delegación son la desconfianza de los empleados, la falta de confianza en sus conocimientos y calificaciones, la falta de voluntad para compartir sus habilidades y experiencia, el miedo a que un gerente pierda credibilidad, el deseo de realizar todas las tareas él mismo.

El proceso de delegación de autoridad cuando se trabaja con información valiosa.

Cuando se delega una tarea, cuando se supone que transfiere información importante, ciertas dudas del jefe son bastante naturales: es posible transferir esta información a un empleado. El trabajo de mi empresa prevé el uso de tecnología de la información para reducir la difusión de información. En particular, los empleados que son responsables solo de un sitio en particular solo pueden tener acceso a programas corporativos en la medida de su propia responsabilidad. Por lo tanto, reciben toda la información y los materiales necesarios que solo se necesitan en el área de su responsabilidad. Otra información importante de la compañía permanece cerrada para ellos.

Damos un ejemplo. Obtenemos ciertos productos en China. La información sobre su costo es conocida solo por la oficina china. Pero en la división rusa, los empleados ya trabajarán con precios finales minoristas. Los empleados del almacén no reciben información sobre los precios de los productos, su tarea es simplemente preocuparse por el almacenamiento y el estado de los productos.

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